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エクセルでの顧客管理の危うさ

経営者の方も見てほしいITコラム

エクセルでの顧客管理の危うさ


エクセルで作業をしていて、突然エクセルがダウンして作業していた内容が真っ白。。
そんなご経験はございませんか?
私事ながら、何度も経験があります。ただ、助かったのはとてつもなく重要な内容のエクセルファイルではなかったという事。
エクセル自体の不具合ならまだしも、自分の使うパソコンのハードディスクが臨終を迎えた時の焦燥感と言ったら。
再び私事ですが、若い頃に経験があります。自分のパソコンのハードディスクが、カックン…カックン…という音がしだして、ほどなくして一切の操作が出来なくなり、データのサルベージもできずに1週間分以上の仕事を白紙にした経験があります。
それからというもの、バックアップのバックアップを取る…という体制で今までやってきました。
ハードディスクの容量がどんどん増える。外付けハードディスクを都度つなぐので接続部分の劣化は避けられない。ミラーリングソフトを使うものの操作は手動で面倒。。
時代は進んで、クラウド経由のファイルなら、バックアップ機能があり、毎日夜中に自動バックアップされ、それらを何世代も自動で保存しておくことが可能になり、苦々しい思い出は今から考えると、稚拙で笑える出来事になっています。

もし一つのエクセルファイルの中に、複数のシートで大量の情報を入れ込んでいる状況でしたら、見直しをお勧めします。
上述のバックアップの件もそうなのですが、複数人でそのファイルの情報を共有する場合、誰かが編集していると、他の人は見る事は出来ても編集する事が出来ません。
もちろんクラウドでも同様で、編集しているファイルに他の人が手を出せないのは同様なのですが、一つのファイルに大量の情報を詰め込むのではなく、「分散させて管理+きちんと紐づけ」さえすれば効率よく業務を進める事が出来ます。
この「分散させて+きちんと紐づけ」がデータベースの役目です。
この「クラウド+データベース」のシステムは、重要な顧客情報をがっちりガードしつつ、ネットがつながればどこででも編集が可能な利便性に富んだシステムです。
データベースを使用しているため、顧客情報の様々な切り口で情報の整理整頓も得意です。
これらに関しましては、後のコラムで執筆させていただきます。

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